Projecten maken

In het vorige blog hebben we besproken hoe je korte taken op next-action lijsten kunt zetten. Maar hoe ga je dan om met langere en meer uitgebreide taken? Hiervan maak je een project.

Hoe werkt een project?

Een project is een aparte lijst in een aparte map genaamd projecten. Een project bestaat altijd uit meerdere stappen. Het kan enorm veel rust geven om deze stappen vooraf in kaart te brengen. Een project kan een paar dagen of een week duren, maar ook een maand, een paar maanden of zelfs een jaar. Ze kunnen ook in omvang enorm verschillen.

Zelf vind ik het prettig om hele grote en doorlopende projecten los te koppelen van de overige projecten. Denk bijvoorbeeld aan je baan (als je in loondienst bent) of aan je eigen bedrijf. Hiervan maak ik het liefst een aparte map met daarbinnen de belangrijkste aandachtsgebieden. Als het overige komt in de losse projecten.

Voorbeelden van projecten

Stel je hebt een projectje in huis. Je kind wilde heel graag een aquarium en je wilt dit voor de verjaardag cadeau geven. Je kunt dit opslaan in je hoofd en hopen dat het goedkomt, maar je kunt het ook in een paar minuten helemaal uitdenken. In het begin kost dit nog meer moeite, maar na een tijdje wordt het echt een automatisme om dingen in stappen in te delen.

Een voorbeeld van hoe je dit project in stappen zou kunnen indelen:

• Onderzoek doen online naar wat ik in moet kopen qua aquarium en welke vissen erin gaan komen
• Naar de dierenwinkel om het te kopen
• Cadeaupapier kopen
• Inpakken
• Cadeau geven
• Plaatsen
• Inlezen in het onderhoud dat nodig is
• Terugkerende taken plannen voor bijvoorbeeld voer geven en dergelijke (deze kan eventueel in de toekomst vervallen als het echt een gewoonte is geworden).

Hou je niet van vissen? Vooruit dan nog een voorbeeld. Je bent gevraagd om een personeelsuitje te organiseren. Je pakt je takensysteem erbij:

• Afspraak inplannen met Hendrik en Ana om te brainstormen over de mogelijkheden
• Selectie maken van de top 3 opties die ook binnen het budget vallen
• Mail naar iedereen sturen met een datumprikker en het verzoek om te stemmen op wat ze het liefst willen doen
• Boeking doen voor de gekozen optie;
• Uitnodiging de deur uit doen;
• Na afloop: Betaling regelen
• Na afloop: Wie regelt het volgende uitje?

Waarom zijn projecten zo belangrijk?

Het geeft rust als je van tevoren weet welke stappen je moet zetten om iets tot een goed einde te brengen. Daarnaast hebben we de neiging om grotere taken links te laten liggen, omdat het makkelijk is dingen af te handelen waarvan direct duidelijk is wat je moet doen. Als je er een project van maakt en deze uitdenkt, dan is het altijd duidelijk wat de volgende stap is. Zeg nou zelf, wat motiveert meer om aan de slag te gaan?

• Personeelsuitje organiseren

OF

• Afspraak inplannen met Hendrik en Ana om te brainstormen over de mogelijkheden voor het personeelsuitje

De sleutel is hier: hoe concreter hoe beter. Zelf de meest moeilijke, langdurige of grote projecten hebben een eerste stap. Als je die helder kunt maken, zal je zien dat je dit soort dingen eerder oppakt. Daarna moet het steeds weer duidelijk zijn wat de eerstvolgende concrete stap is.

Opdracht

Neem een project voor thuis en een voor werk in gedachten die al het langst in je hoofd zit en waar je nu echt mee aan de slag wilt. Werk deze uit zoals in bovenstaande voorbeelden en plan de eerste stap in voor binnen nu en een week.