Meer rust in je hoofd

In blogs 1 (Vergeet nooit meer een idee) en 2 (wekelijks regiemoment) heb je al je taken verzameld in één systeem en je bekijkt ze elke week. Een van de grootste afleiders en input voor taken is je mailbox. Er worden 269 miljard emails per dag verstuurd. Dit zijn 74 triljoen emails per jaar. Gemiddeld ontvangt een persoon 90 emails per dag. Hoe kun je hier nu goed mee omgaan? En is een lege inbox mogelijk?

Stap voor stap naar een lege inbox

Bekijk je e-mails simpelweg 1-voor-1 en neem een bewuste keuze of je er iets mee moet en wat je ermee moet. Handel ze niet direct allemaal inhoudelijk af. Hierin kan veel tijd gaan zitten. En die tijd kan wel eens helemaal niet in lijn zijn met de prioriteiten die je op dit moment hebt.

Hanteer per email de volgende simpele regel:

• Is het mogelijk om deze mail te lezen en kan ik dit binnen 2 minuten lezen? Doe dit en archiveer of verwijder de mail
• Moet ik reageren op deze mail of hoort er een andere actie bij, maar kan ik dit binnen 2 minuten doen? Doe dit en archiveer of verwijder de mail
• Moet ik iets doen en kost het me meer dan 2 minuten? Zet de mail om naar een taak, zet deze taak in je takensysteem en archiveer of verwijder de mail. Is het een grotere taak? Plan dan tijd in je agenda. Is het een kleine taak? Zet het dan op een next-action lijst (hierover meer in een later blog)

Archiveren

Archiveren in een uitgebreid mappensysteem is voor sommigen verleidelijk, maar is echt niet meer nodig. De zoekfuncties van emailprogramma zijn krachtig en snel. Archiveer alles in één grote map. Je zult zien dat je mail niet vaak weer nodig hebt. Als dit toch een keer het geval is, kun je onder andere zoeken op tekst in de mail of zelfs in de bijlagen, de datum waarop deze verstuurd is of van of naar wie deze verstuurd is.

Verwijderen van mails kan als je er echt nooit meer iets mee hoeft. Maar denk bij twijfel niet te lang na en archiveer. De opslagruimte is hier ruim genoeg voor. Raakt deze toch ooit vol? Verwijder dan zonder verder te filteren alle oudste mails (bijvoorbeeld alles van 2 jaar of ouder).

Check je mail op vaste momenten

De belangrijkste tip die ik je kan geven is om je mail op vaste momenten te checken. Het liefst maximaal 3 keer op een dag. Blok dan tijd af voor je mail en voor kleine, losse taken. In de tussentijd kijk je niet naar je mail en kun je met volledige focus aan andere zaken werken.

Opdracht

Zet je mailnotificaties uit en plan 3 vaste momenten per dag voor je mail (bijvoorbeeld in de ochtend, rond de lunchtijd en aan het einde van je werkdag). Check alleen op die momenten je mail en handel je Inbox zoveel mogelijk af totdat er niets meer instaat.