Wat moet je eerst volgende actie zijn?

In het allereerste blog ben je begonnen met als je taken in een systeem te zetten. Maar dit geeft nog niet zoveel overzicht als het geen logische indeling heeft. In deze en volgende blogs komen een aantal categorieën voorbij die ik kan aanraden. Daarbij is het vooral heel belangrijk je het je eigen maakt en uiteindelijk kiest voor een op maat gemaakte indeling die het beste bij jouw workflow past.

Wat zijn next action lijsten?

Next action lijsten zijn korte taken die meer dan 2 minuten kosten (anders had je ze immers al wel gedaan), maar doorgaans minder dan een half uur. Vaker nog kosten ze maar 5-15 minuten per stuk. Ze bestaan bovendien niet uit meerdere stappen. Je kunt deze taken doen op momenten waarom je onverwachts even wat tijd over hebt. En rondom je mailmomenten kun je hier tijd voor plannen. Ook is het goed om dit soort taken te doen als je energieniveau laag is en je geen puf meer hebt voor langere en grotere taken die veel concentratie vereisen.

De verschillende soorten

Je kunt deze taken het beste indelen op basis van waar je ze kunt doen of met welk hulpmiddel. Zo pak je altijd de relevante lijst erbij op basis van wat je daadwerkelijk kunt doen op dat moment:

• Taken die je alleen thuis kunt doen;
• Taken die je alleen op kantoor kunt doen;
• Taken die je overal kunt doen als je maar een PC bij de hand hebt;
• Telefoontjes die je nog moet plegen;
• Taken die je buiten de deur moet doen, op andere locaties dan thuis of kantoor.
• Boodschappen. Spreekt voor zich. Schrijf het meteen op als je ziet dat iets op of bijna op is. Handig om deze lijst te delen met je gezinsgenoten/huisgenoten.

Als je bijvoorbeeld een half uurtje op de trein moet wachten, dan kun je niets met de taken voor thuis of op kantoor. Maar je kunt wel wat telefoontjes plegen. Als je vervolgens in de trein je laptop openklapt, dan kun je aan de slag met de laptop taken. Op je vrije zaterdagmiddag twee uurtjes vrij? Kijk even op je thuis lijst of er iets van is dat je graag wilt oppakken op dat moment.

Voorbeelden

• Thuis: Kabelbrei achter TV meubel ordenen;
• Thuis: Losse stopcontactkapje repareren;
• Thuis: Schilderij ophangen
• PC: Weekendje weg boeken
• PC: Boek bestellen
• Buiten de deur: Langs de kaaswinkel
• Buiten de deur: Fiets wegbrengen voor onderhoud
• Buiten de deur: Cadeau kopen voor Jan
• Telefoontjes: Karel terugbellen zie voicemail d.d.
• Telefoontjes: Maria bellen over Project Y voortgang
• Telefoontjes: Tante Sas bellen om bij te praten

Opdracht

Maak next-action lijsten aan en verplaats dingen vanuit je postvak IN hiernaar toe.